Seit dem Jahr 2020 erhebt das Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz in Zusammenarbeit mit dem IW Köln den sogenannten Digitalisierungsindex für Deutschland. Dieser zeigt deutlich, dass insbesondere der Mittelstand als größter Sektor der deutschen Wirtschaft im Bereich Digitalisierung seine Möglichkeiten nicht voll ausschöpft. Dabei lassen sich mit entsprechenden Optimierungen Prozesse um bis zu 50% beschleunigen und Fehlerquoten um 90% senken.
Anforderung an KMU: Wertschöpfung durch Digitalisierung
Fakt ist, dass der Mittelstand ohne digitale Kanäle in irgendeiner Form nicht mehr auskommt. Hoch spezialisierte Unternehmen, die teilweise Marktführer in ihrem Segment sind, haben digital einiges an Aufholbedarf. Denn auf der Abnehmer-Seite, je nach Setting beim Endkunden oder bei den Geschäftspartnern, haben wir es zunehmend mit Menschen zu tun, die zu den sogenannten Digital Natives gehören oder einen großen Teil ihrer beruflichen Laufbahn Prozesse digital steuern. Zudem lässt sich die digitale Erfahrung, die im Privaten gemacht wird, also Online-Recherche und -Kauf, nicht einfach ausblenden.
Das Ergebnis ist, dass die Ansprüche an die Verfügbarkeit von digitalen Informationen stark zunehmen. Unternehmen kommen an den Punkt, dass ein Wettbewerbsvorsprung rein über das Produkt nur noch in Ausnahmefällen zu halten ist. Nehmen wir beispielsweise einen Großhändler, bei dem der Wareneinkauf dezentral über verschiedene Abteilungen und evtl. Standorte verteilt ist. Ein Einkäufer kauft lieber bei einem Hersteller, der eine komplett digitalisierte Bestellmöglichkeit bietet, mit hierarchischem Berechtigungssystem, Sammel-Rechnungen, Standort-bezogener Lieferung, usw. Kurz: Die Geschwindigkeit und relative Einfachheit, die jeder Kunde in seinem Privatleben beim Shopping erlebt, sowie die direkte Auffindbarkeit von Informationen, finden immer mehr Eingang in den Anforderungskatalog für Unternehmen.
Dennoch sind diese Themen oft erst Phase 2 der Wertschöpfung, denn Digitalisierung muss nicht zwingend von außen sichtbar sein. Häufig ist die Optimierung von internen Prozessen der größte Hebel.
Herausforderung des Mittelstandes: Prozess-Klarheit schaffen
Wenn wir die ersten Gespräche führen, stellen wir häufig fest, dass zunächst Klarheit geschaffen werden muss. Welche Maßnahmen in dem Prozess der digitalen Transformation sind überhaupt sinnvoll, und in welcher Reihenfolge sollen sie angegangen werden?
Inhaltlich gibt es Themen, die uns immer wieder begegnen und in deren Bearbeitung ein riesiges Potential für die Unternehmen liegt. Zum Beispiel das Management von Produktdaten und die Optimierung von B2B-Bestellprozessen.
Effizientes Datenmanagement mit einem PIM-System
Das zentrale Produktmanagement, also die Einführung eines PIM-Systems, hilft Unternehmen, aus einem ineffizienten und fehleranfälligen Dickicht herauszutreten. Die Ausgangslage sieht oft so aus, dass einige Produkt-Stammdaten im Warenwirtschaftssystem verwaltet werden, andere Informationen aber, die für die Vermarktung der Produkte wesentlich sind, sind über das Unternehmen in Excel- und Word-Dokumenten verstreut. Und zu guter Letzt liegen auf irgendeinem Laufwerk zig Bilddaten. Auf dieses Laufwerk können aber nur einige wenige Mitarbeiter zugreifen. Und nicht selten findet man mehrere Versionen des gleichen Produktbilds, aber niemand kann sagen, ob „final_final“ oder „neu_final“ nun das aktuelle ist.
Der Einsatz eines PIM kann heutzutage mitentscheidend für das Überleben eines Unternehmens sein. Endkunden reagieren sehr sensibel, wenn sie in unterschiedlichen Kanälen abweichende Produktbeschreibungen oder Bilder finden. Das kann man verhindern, indem beispielsweise der eigene Online-Shop und das Amazon Portfolio aus dem gleichen System, dem PIM, gespeist werden. Das verbessert auch maßgeblich den Zeitbedarf bei der Veröffentlichung neuer Produkte.
Noch ein Pluspunkt eines PIM: Der Vertrieb gibt keine veralteten Informationen mehr heraus, und es gibt weitere Effizienzhebel wie z.B. die Produktion von Katalogen oder Datenblättern. Die können entweder über das sogenannte Web-to-Print-Verfahren direkt aus dem PIM heraus erzeugt werden, oder man bindet zumindest seine Gestaltungs-Software an das PIM an. In beiden Fällen basieren die Print-Erzeugnisse dann auf dem letzten freigegebenen Datenstand. Wenn das alles über Excel-Dateien und ähnliches verwaltet wird, blickt irgendwann niemand mehr durch, oder es passieren so menschliche wie auch gravierende Fehler, dass jemand im E-Mail-Verteiler vergessen wird, wenn ein wichtiges Update kommuniziert wird. Da ist ein PIM eine wesentliche Stütze.
B2B-Bestellprozesse vereinfachen
Ein weiterer Ansatzpunkt ist die Warenbestellungen im B2B-Bereich zwischen einem Hersteller und seinen Handelspartnern. Oder zwischen einem Großhändler und den Betrieben, die den Endkundenverkauf übernehmen. Hier werden Bestellungen oft noch handschriftlich notiert und dann gefaxt, oder es gibt einen telefonischen Bestellservice. Das birgt hohes Fehlerpotential und ist zudem zeit- und arbeitsintensiv. Digitalisiert man solche Prozesse, wiegen die Vorteile bereits nach recht kurzer Zeit die Kosten des Projekts auf. Dies kann zum Beispiel durch einen Login-geschützten Online-Shop nur für registrierte Handelspartner realisiert werden.
Unsere Stärken: Analyse und Beratung
Wie bei jedem Projekt mit IT-Anteil fühlt es sich für viele Interessenten erst einmal nach einem ziemlichen Berg an. Es gibt häufig Verunsicherung, wo die für das Unternehmen thematisch wesentlichen Punkte liegen.
Daher steht bei uns am Anfang eine umfangreiche Beratung zu unterschiedlichen digitalen Themenfeldern. Wenn die Grundlagen geklärt sind, entwickeln wir gemeinsam mit den Kunden eine Art Fahrplan, in dem aus den Themen konkrete Projekte werden. Es kristallisieren sich recht schnell Prioritäten heraus, wenn man die Themenfelder mit den Unternehmenszielen abgleicht.
Stehen Sie auch vor der Herausforderung, Ihre Prozesse zu digitalisieren und brauchen einen starken Partner, der Sie in dem Vorhaben unterstützt? Sprechen Sie uns an!
Über den Autor
Frank Trimborn, Digital Strategy Director bei anyMOTION
Frank ist seit fast 25 Jahren in der digitalen Welt unterwegs. Seine berufliche Laufbahn begann er als Projektleiter, bis er schließlich seinen Platz in der strategischen Beratung fand. Frank ist ein Technik-Enthusiast, der gerne versteht, was er verkauft – technische Details wie relationale Datenbankmodelle oder Schnittstellen schrecken ihn nicht ab. Mit seiner Expertise und seinem strukturiert-konzentrierten Ansatz verwandelt er Kundenanforderungen in klare technische Vorgaben und entwickelt schlüssige digitale Roadmaps. Innerhalb von anyMOTION ist er der führende Kopf im PIM-Bereich, wo er gemeinsam mit seinen Kollegen Datenstrukturen, Workflows und System-Integrationen gestaltet.
Mit gutem Essen kann man Frank immer eine Freude machen. Seit über 30 Jahren praktiziert er Kampfkunst (Jiu-Jitsu) und überträgt die Faktoren Gelassenheit und Weitblick auch in die Arbeitswelt: Er kann in stressigen Zeiten Ruhe ins Team bringen und den Blick wieder auf das Wesentliche lenken. Sein Motto „Ohne gute Strategie ist es häufig ein Kampf, aber keine Kunst.“ hat schon so manches Projekt wieder auf den richtigen Kurs gebracht.
Quellen:
https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitalisierung/Mittelstand/Kennzahlen/start.html
https://www.bundesnetzagentur.de/DE/Fachthemen/Digitalisierung/Mittelstand/start.html
https://www.de.digital/DIGITAL/Navigation/DE/Lagebild/Indikatorentool/indikatorentool.html